В настоящее время ключевым исполнительным коллегиальным органом Проекта 5-100 в университете выступает Дирекция Программы по повышению конкурентоспособности КФУ. Дирекцию возглавляет ректор КФУ. Он созывает ее заседания, председательствует на них и организует ведение протокола. Состав Дирекции утверждается приказом ректора КФУ. У руководителя Дирекции имеются заместители из числа членов Дирекции, один из которых является проектным менеджером Программы повышения конкурентоспособности КФУ, остальные – курируют приоритетные направления развития КФУ, приравненные по объему полномочий к проректорам. Кроме того, в состав Дирекции входят ключевые проректора, администратор Программы по повышению конкурентоспособности КФУ, а также руководители административно-управленческих подразделений университета.
Дирекция в период своей работы осуществляет следующие полномочия:
1) принятие решений об открытии новых специальностей и направлений подготовки с последующим получением лицензии в установленном порядке;
2) принятие структуры КФУ, а также изменений и дополнений к ней в части подразделений, осуществляющих образовательную и научную деятельность, за исключением создания и ликвидации филиалов;
3) принятие типовых и примерных положений о структурных подразделениях КФУ в части подразделений, осуществляющих образовательную и научную деятельность;
4) принятие Устава КФУ, изменений и дополнений к нему;
5) разработка стратегии и перспективного плана развития КФУ;
6) рассмотрение, детализация и изменение мероприятий Программы повышения конкурентоспособности КФУ с учетом плана его развития;
7) рассмотрение проектов, инициируемых в рамках Программы повышения конкурентоспособности КФУ, утверждение объемов их финансирования, штатного расписания, ключевых показателей эффективности (KPI);
8) инициирование заседаний Ученого совета, Наблюдательного совета, Попечительского совета КФУ;
9) утверждение процедуры проведения выборов и конкурсов на замещение должностей профессорско-преподавательского состава, рассмотрение результатов исполнения эффективных контрактов, заключаемых с работниками КФУ, и принятие решения по результатам их рассмотрения, внесение предложений по изменению и дополнению эффективных контрактов, заключаемых с работниками КФУ;
10) отбор претендентов из числа ведущих российских и зарубежных специалистов для работы в КФУ;
11) принятие решения о необходимости внесения изменений и (или) дополнений в локальные нормативные акты КФУ;
12) решение других вопросов, отнесенных к ее компетенции нормативными правовыми актами и Уставом КФУ.
С переходом к системе управления Программой повышения конкурентоспособности на основе САЕ, за Дирекцией Программы повышения конкурентоспособности КФУ сохраняются полномочия, связанные с реализацией уставных, стратегических и общесистемных задач развития университета (трансформационная компонента). В отношении САЕ Дирекция оставляет за собой:
– общую координацию процессов развития всех САЕ, в том числе согласование и утверждение общего бюджета САЕ; выделение дополнительных средств из бюджетных и внебюджетных источников на развитие САЕ сверх установленных лимитов; ключевых показателей эффективности (KPI) в целом по САЕ; избрание и переизбрание руководителей САЕ, исходя из достигнутых результатов; принятие решений по расширению/сокращению организационного состава САЕ, административному переподчинению элементов САЕ базовому институту;
– формирование предложений по созданию новых САЕ.
Все полномочия, касающиеся решения стратегических и операционно-тактических задач, возложенных на конкретную САЕ, в том числе распределения финансовых ресурсов внутри САЕ, декомпозиции общих KPI между проектами САЕ, мониторинга эффективности реализации проектов внутри САЕ, подбора кадров, выбора механизмов и инструментов достижения установленных целевых показателей и др., передаются на уровень САЕ.
Коллегиальный орган управления САЕ – Научно-экспертный совет САЕ.
Исполнительные органы – Дирекция САЕ и проектный офис САЕ.
Научно-экспертный совет САЕ:
– рассматривает вопросы по научной, образовательной, информационно-аналитической работе САЕ, а также вопросы о привлечении к участию в реализации проекта САЕ зарубежных партнеров;
– отбор претендентов из числа ведущих российских и зарубежных специалистов в работе САЕ;
– внесение рекомендаций о необходимости изменения или принятия локальных нормативных КФУ по деятельности САЕ;
– внесение предложений по открытию новых образовательных программ, реализуемых САЕ;
– рассмотрение результатов исполнения КРI САЕ;
– рассматривают вопросы изменения и дополнения планов работы САЕ;
– заслушивают отчеты участников САЕ о результатах их деятельности направленной на развитие САЕ;
– утверждают годовой план закупок товаров, работ, услуг для обеспечения деятельности САЕ;
– другие вопросы определяемые решением участников САЕ.
Дирекция и проектный офис САЕ – органы, которые обслуживают бизнес-процессы, связанные с деятельностью САЕ. Находится в непосредственном подчинении у руководителя САЕ.
Функции:
– обеспечение оперативности исполнения решений руководителя САЕ, исполнение которых предполагается за счет средств, выделенных на организацию деятельности САЕ (подготовка проектов договоров, оформление командировок, приобретение расходных материалов, составление смет расходов САЕ и контроль над их исполнением и др.);
Функции руководителя САЕ:
1. Общее руководство ходом реализации «дорожной карты» САЕ
2. Решение организационных, материально-технических, финансовых и др. проблем, возникающих в ходе реализации задач САЕ.
3. Определение ролей и обязанностей участников консорциума в рамках САЕ и проектных офисов.
4. Рассмотрение и утверждение регламентирующих документов, необходимых для организации и выполнения «дорожной карты» САЕ
5. Разработка, утверждение и своевременное обновление «дорожной карты» САЕ.
6. Мониторинг хода исполнения «дорожной карты» САЕ, прогнозирование отклонений и принятие своевременных мер по их устранению.
7. Координация коммуникаций между всеми участниками консорциума, его заинтересованными сторонами и партнерами.
8. Управление изменениями базовых параметров «дорожной карты» САЕ и решение проблем
Куратор проекта отвечает за достижение целей проекта в рамках выделенного бюджета, в соответствии с плановыми сроками осуществления проекта и с заданным уровнем качества.
Передаваемые функции:
* формирование проектных офисов и команды управления проектом;
* планирование, организация и контроль выполнения работ по достижению целей проекта с требуемыми качеством, затратами и в заданный срок;
* распределение ресурсов проекта и организация взаимодействия проектных офисов в процессе его выполнения;
* организация взаимодействия и обеспечение всех необходимых коммуникационных связей с другими участниками проекта;
* учет фактических затрат ресурсов по исполнению проекта;
* формирование и предоставление Руководителю проекта отчетности по проекту.
Передаваемые полномочия:
* назначение задач проектным офисам и отдельным его членам и контроль их выполнения;
* требование от проектных офисов выполнения своих ролевых функций;
* подтверждение или отклонение отчетов о фактических затратах исполнителей проекта;
* обоснование необходимости и запрос Руководителю проекта на выделение дополнительных ресурсов на проект;
* обращение к Руководителю за поддержкой в случае необходимости.
Архитектор проекта отвечает за разработку информационной системы в соответствии с плановыми сроками проекта и с заданным уровнем качества.
Передаваемые функции:
* определение состава, продолжительности и технологии выполнения работ по разработке и внедрению информационной системы САЕ;
* определение ресурсов, которые необходимы для разработки и внедрения ИС САЕ в рамках, заданных условиями проекта;
* обеспечение целостности функциональной архитектуры внедряемой информационной системы САЕ.
Передаваемые полномочия:
* участие в календарном планировании работ по созданию ИС САЕ;
* организация подготовки, согласования и утверждения всей технической документации, необходимой для создания ИС САЕ в рамках проекта;
* осуществление информационного взаимодействия между проектными офисами.
Научный руководитель проектного офиса отвечает за научное содержание предметных блоков проекта, реализацию научно-исследовательской и опытно-экспериментальной деятельности, представление итоговых результатов по отдельным предметным блокам проекта
Передаваемые функции:
* определение содержательных аспектов предметных блоков проекта и основных технологий его реализации;
* курирование научно-исследовательской и опытно-экспериментальной работы в проектных офисах;
* планирование и согласование фактических трудозатрат специалистов при исполнении проекта;
* формирование и предоставление куратору проекта необходимой отчетности;
* анализ хода выполнения и промежуточных и итоговых результатов.
Передаваемые полномочия:
* назначение задач рабочим группам проекта и контроль их выполнения;
* требование от исполнителей качественного выполнения порученных задач и своевременной информации о возникающих проблемах;
* обоснование необходимости и запрос руководителю проекта на выделение дополнительных ресурсов на проект.
Администратор проекта отвечает за информационное обеспечение руководителя проекта, организацию и ведение документооборота по проекту. Администратор-делопроизводитель проекта подчиняется непосредственно Куратору проекта.
Передаваемые функции:
* обеспечение Куратора проекта структурированной информацией, обеспечивающей возможность контроля за проектом, планами, ресурсами и приоритетами;
* ведение протоколов совещаний;
* обеспечение своевременной подготовки, движения и архивации документов по проекту.
Передаваемые полномочия:
* передача и получение от участников проекта необходимой документации по проекту;
* контроль соблюдения участниками проекта установленной системы документооборота;
* затребование от конкретных исполнителей по проекту оперативной информации и отчетов о ходе работ по проекту.